Ylä-Savon koulutuskuntayhtymä pyytää tarjousta alla liitteenä olevan tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti kuntayhtymän kehittämishankkeiden hallinnointiin soveltuvasta projektinhallintajärjestelmästä. Hankinnan tavoitteena ei ole käynnistää IT-kehitysprojektia, vaan tavoitteena on löytää valmis markkinoilla saatavilla oleva, palveluna tuotettava (SaaS) ja kustannustehokas järjestelmä, joka soveltuu tilaajan käyttötarkoitukseen. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava pienhankinta.
Hankintaan sisältyvät seuraavat kokonaisuudet:
• Ohjelmistopalvelu; projektinhallintajärjestelmän tuottaminen SaaS-palveluna.
• Tukipalvelu; ohjelmistopalvelun tuki ja palvelunhallinta
• Toimitusprojekti; Projektinhallintajärjestelmän käyttöönotto
• Asiantuntijapalvelut; erikseen tilattavat asiantuntijapalvelut
Tavoitteena on hankkia ja käyttöönottaa Projektinhallintajärjestelmä, jonka avulla voidaan suunnitella, hallinnoida, seurata ja johtaa kehittämis- ja investointiprojekteja Ylä-Savon koulutuskuntayhtymässä. Projektinhallintajärjestelmän keskeisiä toiminnallisuuksia ovat projektien suunnittelu ja aikataulutus, tehtävien hallinta, resursointi, seuranta ja raportointi sekä riskien hallinta. Projektin dokumentteja ei tulla säilyttämään järjestelmässä, koska ne tallennetaan kuntayhtymän dokumenttienhallintajärjestelmään, mutta salkkuun tulee voida viedä esim. linkki dokumenttienhallinnasta löytyviin dokumentteihin. Joitakin dokumentteja voidaan kuitenkin luoda ja tallentaa suoraan salkkuun (tiedot, jotka ”ajetaan” salkkuun täydennetyistä raportoinneista, projektin etenemisen seurannasta ym).
Hallintajärjestelmän tulee sisältää kaikkien projektien yhteinen projektisalkkunäkymä ja strategisen tason päätöksenteon työkalut, kuten projektien strategiakytkentä Ylä-Savon koulutuskuntayhtymän strategiaan sekä riskienhallintaan. Hallintajärjestelmässä tullaan hallinnoimaan YSAOn sisäisiä projekteja sekä ulkopuolisella rahoituksella toteutettavia projekteja. Järjestelmässä tulee pystyä erottelemaan eri rahoituslähteistä rahoitettuja projekteja ja järjestelmän kautta tulee pystyä saamaan niin projektikohtaisesti kuin projektisalkkutasoisesti visuaalisia näkymiä projektien etenemisestä. Lisäksi järjestelmän tulee sisältää työkalut projektien etenemisen tehtäväkohtaiseen seurantaan sekä raportointiin. Järjestelmän käytön tulee olla niin helppoa, ettei se vaadi toistuvaa kouluttamista tai perustasoisena pidettävän projektipäällikön osaamista parempia ennakkotietoja järjestelmän toiminnasta.
Valitun toimittajan kanssa toteutetaan käyttöönottoprojekti, johon toimittaja tuottaa käyttöönottosuunnitelman ja nimeää projektipäällikön sekä tarvittavat asiantuntijat. Käyttöönotto toteutetaan vaiheittain toimittajan laatiman aikataulusuunnitelman mukaan ajalla 15.9.-30.11.2026. Tilaajalla on vähintään 14 vuorokautta mahdollisuus tehdä hyväksymistesti toimitetulle järjestelmälle tai osatoimitukselle sekä arvioida ko. toimituksen tuotosten vastaavuus vaatimuksiin. Ohjelmistotoimittajan tulee korjata viiveettä Tilaajan hyväksymistestauksessa havaitsemat virheet, jotka koskevat poikkeamaa tarjotun ratkaisun ominaisuuksissa ja toiminnallisuuksissa.
Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset ovat kuvattu tarkemmin liitteissä.
Tilaaja valitsee vertailun perusteella yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Jos tarjoukset ylittävät hankintaan varatun budjetin, on tarjouksen pyytäjällä oikeus jättää hankinta toteuttamatta.
Valintaperusteet
Kilpailutuksessa valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena käytetään parasta hinta-laatusuhdetta. Hinnan painoarvo on 40 % ja laadun 60 %. Hinnan ja laadun vertailupisteet lasketaan lopuksi yhteen ja korkeimmat pisteet saanut tarjous ja sen tarjoaja valitaan sopimuskumppaniksi. Pisteytykset on avattu tarkemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.
Lisätietopyynnöt ja -vastaukset
Mahdolliset lisätietokysymykset voi toimittaa sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@ysao.fi viimeistään 25.6.2026 klo 12 mennessä. Kirjoita sähköpostin aihekenttään ”Lisätietopyyntö projektinhallintajärjestelmän hankinnasta”. Yhteenveto lisätietokysymyksistä vastauksineen julkaistaan 29.6.2026 klo 15 mennessä tällä tarjouspyyntöä koskevalla sivulla. Yhteenveto:
Tarjoajien on tarkistettava mahdolliset lisätiedot em. osoitteesta ja otettava ne tarjouksessaan huomioon. Muita lisätietoja ei katsota hankintayksikköä sitoviksi. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun vuoksi tarjouspyyntöön liittyviin kysymyksiin ei vastata puhelimitse.
Tarjousten laatiminen ja jättäminen
Pyydämme lähettämään tarjouksen liitteineen sähköpostitse aiheella ”Tarjous projektinhallintajärjestelmä” 3.8.2026 klo 12 mennessä osoitteeseen kirjaamo@ysao.fi. Lähetetyn tarjouksen perille saapumisesta vastaa tarjoaja. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon.
Tarjouspyyntöasiakirjat:
Tarjouspyyntö projektinhallintajärjestelmästä
Liite 1 Tarjouslomakkeessa (palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä)
Liite 2 Hankinnan kohteen kuvaus
Liite 3 Käyttötapausten esittely ja käytettävyyden arviointi
Liite 4 Käytettävyysarviointikriteerit ja arvosanojen kuvaukset (arviointilomake)
Liite 5 Sopimusluonnos
Liite 6 JIT 2025 Yleiset sopimusehdot IT-palveluhankinnoissa
Liite 7 JIT 2025 Erityisehdot tietoverkon välityksellä toimitettavasta palvelusta
Liite 8 JIT 2025 Erityisehdot asiantuntijatyön hankinnasta
Liite 9 Henkilötietojen käsittelyn ehdot
Liite 10 Henkilötietojen käsittelytoimien kuvaus