Tämä on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 28 §:n mukainen asiakirjajulkisuuskuvaus, jonka tarkoituksena on helpottaa tietopyyntöjen tekemisessä Ylä-Savon koulutuskuntayhtymälle.

Jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen (621/1999, 8§). Pääosin kuntayhtymän asiakirjat ovat julkisia. Asiakirjat voivat kuitenkin sisältää myös salassa pidettävää tietoa. Salassapidolle on aina jokin julkisuuslaista tai muusta laista tuleva peruste. Asianosaisella on lisäksi oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista.

1. Tietopalvelu ja tietopyynnön toimittaminen

Ylä-Savon koulutuskuntayhtymälle osoitetun tietopyynnön voi toimittaa kirjaamoon. Kirjaamo rekisteröi tietopyynnön ja toimittaa sen käsittelyyn viivytyksettä oikealle taholle. Tarvittaessa autamme yksilöimään asiakirjan, josta tieto tarvitaan. Jos kuntayhtymä vastaanottaa tietopyynnön, joka kuuluu toisen viranomaisen toimialaan, se siirretään kyseisessä asiassa toimivaltaiselle viranomaiselle hallintolain (434/2003) 21 §:n nojalla.

Toimi näin
Voit asioida kirjaamon kanssa sähköpostitse, postitse, puhelimella tai valmiiden asiointilomakkeiden kautta. Kirjaamo vastaanottaa rekisteröitävät käsiteltävät asiakirjat ensisijaisesti sähköisessä muodossa. Paperisena postitse saapuneet muutetaan sähköiseen muotoon. Asiakirjojen toimituksissa tiedostoformaattina suositellaan käytettäväksi PDF-muotoa, mutta myös yleisimpiä toimisto-ohjelmia esim. Word-, RTF-, Excel ja Powerpoint tallennusmuotoja voi käyttää.

Kirjaamon yhteystiedot

Sähköposti: kirjaamo@ysao.fi
Puhelin: 040 177 2830
Postiosoite: Ylä-Savon koulutuskuntayhtymä, PL 30, 74101 Iisalmi
Tietopyyntö voidaan jättää myös Ylä-Savon koulutuskuntayhtymälle osoitettuna Sankariniemen kampuksen Opintotoimistoon, käyntiosoitteessa Asevelikatu 4, Iisalmi (avoinna klo 9–15).

Seuraavat tietopyynnöt voi tehdä sähköisesti verkkolomakkeilla:

Tietopyyntö / asiakirjajäljennöksen tilaus
• Rekisteritietojen tarkastuspyyntö
• Rekisteritietojen korjaamisvaatimus

Koulutuskuntayhtymä ylläpitää asiarekisteriä vireille tulleista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Kirjaamo rekisteröi tietopyynnöt asiarekisteriin määräaikojen noudattamiseksi ja toimittaa tietopyynnöt vastattavaksi oikealle taholle. Tietoa asiarekisteristä voi hakea esim. asian tai asiakirjan otsikolla, asianumerolla, hank-keen nimellä, asiakirjan lähettäjän tai laatijan nimellä sekä erilaisilla päivämäärätiedoilla, esim. asiakirjan saapumis- tai laatimispäivämäärällä. Asiarekisteriä ylläpidetään kuntayhtymän asian- ja asiakirjahallintajärjestelmässä M-files. Tarkempaa tietoa asiarekisterin sisällöstä saa kirjaamosta em. osoitteesta.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse tai esittää puhelimitse.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö


Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kuntayhtymä voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti, jonka tulee sisältää tietojen pyytäjän omakätinen allekirjoitus tai vahva tunnistautuminen.

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.

Asiakirjojen luovutus ja maksullisuus

Asiakirjan tyypistä ja tietopyynnön tekijän toiveesta riippuen kuntayhtymä voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Paperitulosteista voidaan periä maksu. Lisäksi erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta voidaan periä kiinteä perusmaksu, joka porrastetaan tiedonhaun vaativuuden mukaan, minkä lisäksi kiireellisessä tapauksessa asiakirjamaksu voidaan periä kaksinkertaisena. Erityistoimenpiteitä vaativa tiedon haku kohdistuu mm. asiakirjojen noutoon kuntayhtymän päätearkistosta.

Arkistohausta ja asiakirjajäljennöksen toimittamisesta perimme asiakirjalunastusmaksun, alla esimerkki perustoimituksesta eri toimitustavoin:

  • sähköpostitse asiakirjalunastusmaksu 20 €, ei kopiointi- tai postikuluja
  • nouto Asevelikadun opintotoimistosta asiakirjalunastusmaksu 20 € + kopiomaksu 1 €/sivu, ei postikuluja
  • postitse asiakirjalunastus 20 € + kopiomaksu 1 €/sivu + postikulut 1,50 €

Saat asiakirjajäljennöksen tilauksestasi vahvistuksen antamaasi sähköpostiosoitteeseen, jossa tarkemmat tiedot ja ohjeet maksamisesta kuntayhtymän tilille. Kun lunastus on maksettu, asiakirjajäljennös toimitetaan sinulle tilauksessa ilmoitetulla tavalla.

Lisätietoa asiakirjojen maksuttomuudesta ja maksullisuudesta löytyy alla ladattavasta pdf-tiedostosta.

Asiakirjan antamisesta päättäminen

Koulutuskuntayhtymän hallintosäännön mukaan valtuuston asiakirjoja koskevat tietopyynnöt ratkaisee Kuntayhtymän johtaja. Lisäksi yhtymähallitus voi päättämässään laajuudessa siirtää asiakirjan antamista koskevan viranomaisen ratkaisuvaltaansa alaiselleen viranhaltijalle. Muiden asiakirjojen osalta tietopyynnön ratkaisee sen tulosalueen johtaja, jonka hallussa asiakirja on.

2. Tietovarannot ja tietoaineistot

Tietovarannolla tarkoitetaan tiettyä tarkoitusta varten muodostettua, loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluvien tietojen muodostama tietoaineistoa tai tietoaineistojen kokoelmaa.

Kuntayhtymän tietovarannot koostuvat fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista ja loogisista vastuu- ja osaamisalueiden tietovarannoista. Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterien tiedot ovat kuvattu kuntayhtymän verkkosivuilla julkaistuissa tietosuojaselosteissa. Tietosuojaselosteissa kerrotaan henkilörekisterin käyttötarkoitus, rekisteristä vastaava viranhaltija ja yhteystiedot. Lisäksi tietosuojaselosteissa kuvataan rekisterin sisältämät tiedot, tietojen käyttö ja tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät. Kuntayhtymän tietovarantoja ovat:

  • Asiakkuuksienhallinnan tietovaranto
  • Hallinnon ja johtamisen tietovaranto
  • Henkilöstötietovaranto
  • Kehittämisen ja laadunhallinnan tietovaranto
  • Opiskeluhyvinvoinnin tietovaranto
  • Oppimisen ja ohjaamisen tietovaranto
  • Oppimisympäristöjen ja turvallisuuden tietovaranto
  • Talouden ja peruspalvelujen tietovaranto

YSAOn tietoaineisto on luokiteltu tehtävittäin, liiketoimintaprosesseittain sekä tietovarantojen mukaisesti.

Henkilötietojen käsittelystä löydät lisätietoa koulutuskuntayhtymän Tietosuoja–sivulta.

Tietoaineistojen saatavuudesta avoimesti teknisen rajapinnan avulla:

Kuntayhtymän toimielinten kokoonpano ja sidonnaisuusilmoitukset, kokouskalenteri, esityslistat, pöytäkirjat, viranhaltijapäätökset ovat saatavissa julkaisuportaalista.

Oma Opintopolku.fi palvelusta opiskelijat voivat saada maksutta vuodesta 2018 alkaen suoritetut kaikkien ammatillisten tutkintojen tiedot.