Opiskelijan ja huoltajan tehtävänä on huolehtia poissaolojen ajantasaisesta selvittämisestä. Mikäli opiskelijalle tulee luvattomia poissaoloja, vastuuohjaaja keskustelee opiskelijan kanssa ja selvittää poissaolot. Luvattomien poissaolojen ylittäessä 30h, vastuuohjaaja arvioi opiskelijan tilanteen ja kutsuu yhteistyöhön tarvittaessa opinto-ohjaajan ja/tai kuraattorin. Huoltajat kutsutaan myös keskusteluun.
Luvattomien poissaolojen ylittäessä 60h, vastuuohjaaja kutsuu koolle monialaisen asiantuntijaryhmän (opiskelijapalaveri), johon huoltajat kutsutaan mukaan. Monialaisissa palaverissa on yleisimmin mukana opiskeluhuollon kuraattori tai terveydenhoitaja sekä muut tarpeen mukaiset toimijat. Palaverissa kartoitetaan opintojen tilannetta sekä tuen ja ohjauksen tarpeita. Tarvittaessa HOKS päivitetään.
Mikäli opiskelijan selvittämättömät poissaolot ylittävät 90h, tarkastellaan opiskelijan mahdollisuutta jatkaa opintoja. Vastuuohjaaja kutsuu koolle palaverin, jossa katsotaan aiemmissa huolenpito- ja ohjauskeskustelussa tehtyjen suunnitelmien toteutumista ja opintojen etenemistä. Palaverissa on mukana vastuuohjaaja, opiskelija, alaikäisen opiskelijan huoltajat, opinto-ohjaaja (ja tarvittaessa erityisopettaja, koulutuspäällikkö, kuraattori, terveydenhoitaja). Mikäli opiskelija ei sitoudu opintoihin eikä noudata tehtyä suunnitelmaa, opiskelija voidaan katsoa eronneeksi.
Huolen herätessä muista syistä vastuuohjaaja aloittaa tukitoimenpiteet tarpeenmukaisen ohjaushenkilöstön kanssa, esim. opinto-ohjaaja ja/tai kuraattori. Asia kirjataan huolenpito- ja ohjauskeskustelulomakkeelle Wilmaan.