Ylä-Savon koulutuskuntayhtymän kirjaamo vastaanottaa kaikki käsittelyyn tulevat kuntayhtymälle tai Ylä-Savon ammattiopistolle osoitetut asiakirjat.
Toimi näin
Voit asioida kirjaamon kanssa sähköpostitse, turvapostin kautta, postitse, puhelimella tai valmiiden asiointilomakkeiden kautta. Kirjaamo vastaanottaa käsiteltävät asiakirjat ensisijaisesti sähköisessä muodossa. Paperisena postitse saapuneet muutetaan sähköiseen muotoon. Asiakirjojen toimituksissa tiedostoformaattina suositellaan käytettäväksi PDF-muotoa, mutta myös yleisimpiä toimisto-ohjelmia esim. Word-, RTF-, Excel ja Powerpoint tallennusmuotoja voi käyttää.
Suojattu turvasähköposti
Voit lähettää luottamuksellisia viestejä, tiedostoja ja liitteitä tietoturvallisesti suojattuna sähköpostina. Palvelun kautta lähetetyt sähköpostit menevät kirjaamoon, joten laita aihekenttään vastaanottajan nimi tai yksikkö, jos ne ovat tiedossa. Suojatun sähköpostipalvelun käyttö vaatii rekisteröitymisen palveluun ja matkapuhelinnumeron kirjautumisen lisävarmistamiseen.
Kirjaamon yhteystiedot
Sähköposti: kirjaamo@ysao.fi
Puhelin: +358405885505
Postiosoite: Ylä-Savon koulutuskuntayhtymä, PL 30, 74101 Iisalmi
Asiakirjat ja tietopyynnöt voidaan jättää myös Ylä-Savon koulutuskuntayhtymälle osoitettuna Sankariniemen kampuksen kirjaamoon, käyntiosoitteessa Asevelikatu 4, Iisalmi. Avoinna vain koulu päivisin klo 8–15.
Seuraavat tietopyynnöt kuten mm. todistusjäljennöksen tilauksen, voi tehdä sähköisesti verkkolomakkeella:
Koulutuskuntayhtymä ylläpitää asiarekisteriä vireille tulleista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Kirjaamo rekisteröi asiakirjat ja tietopyynnöt asiarekisteriin määräaikojen noudattamiseksi ja toimittaa tietopyynnöt vastattavaksi oikealle taholle. Tietoa asiarekisteristä voi hakea esim. asian tai asiakirjan otsikolla, asianumerolla, hankkeen nimellä, asiakirjan lähettäjän tai laatijan nimellä sekä erilaisilla päivämäärätiedoilla, esim. asiakirjan saapumis- tai laatimispäivämäärällä. Asiarekisteriä ylläpidetään kuntayhtymän asian- ja asiakirjahallintajärjestelmässä M-files. Tarkempaa tietoa asiarekisterin sisällöstä saa kirjaamosta em. osoitteesta.
1. Tietopalvelu ja tietopyynnön toimittaminen
Ylä-Savon koulutuskuntayhtymälle osoitetun tietopyynnön voi toimittaa kirjaamoon. Kirjaamo rekisteröi tietopyynnön ja toimittaa sen käsittelyyn viivytyksettä oikealle taholle. Tarvittaessa autamme yksilöimään asiakirjan, josta tieto tarvitaan. Jos kuntayhtymä vastaanottaa tietopyynnön, joka kuuluu toisen viranomaisen toimialaan, se siirretään kyseisessä asiassa toimivaltaiselle viranomaiselle hallintolain (434/2003) 21 §:n nojalla.
Jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen (621/1999, 8§). Pääosin kuntayhtymän asiakirjat ovat julkisia. Asiakirjat voivat kuitenkin sisältää myös salassa pidettävää tietoa. Salassapidolle on aina jokin julkisuuslaista tai muusta laista tuleva peruste. Asianosaisella on lisäksi oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista.
Tämä on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 28 §:n mukainen asiakirjajulkisuuskuvaus, jonka tarkoituksena on helpottaa tietopyyntöjen tekemisessä Ylä-Savon koulutuskuntayhtymälle.
Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse tai esittää puhelimitse.
Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kuntayhtymä voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.
Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti, jonka tulee sisältää tietojen pyytäjän omakätinen allekirjoitus tai vahva tunnistautuminen.
Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat
Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.
Asiakirjojen luovutus ja maksullisuus
Asiakirjan tyypistä ja tietopyynnön tekijän toiveesta riippuen kuntayhtymä voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Paperitulosteista voidaan periä kopiomaksu. Lisäksi erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta voidaan periä kiinteä perusmaksu, joka porrastetaan tiedonhaun vaativuuden mukaan, minkä lisäksi kiireellisessä tapauksessa asiakirjamaksu voidaan periä kaksinkertaisena. Erityistoimenpiteitä vaativa tiedon haku kohdistuu mm. asiakirjojen noutoon kuntayhtymän päätearkistosta.
Kuntayhtymä on siirtynyt sähköiseen arkistointiin 1.1.2022 alkaen, joten sähköisesti arkistoiduista asiakirjoista ei peritä lunastusmaksua.
Arkistohausta, asiakirjan tai todistusjäljennöksen toimittamisesta perimme (JulkL § 34) asiakirjalunastusmaksun, alla esimerkki perustoimituksesta eri toimitustavoin:
- sähköpostitse asiakirjalunastusmaksu 20 €, ei kopiointi- tai postikuluja
- postitse asiakirjalunastus 20 € + kopiomaksu 1 €/sivu + postikulut 2,10 €
Saat asiakirjajäljennöksen tilauksestasi vahvistuksen antamaasi sähköpostiosoitteeseen, jossa tarkemmat tiedot ja ohjeet maksamisesta kuntayhtymän tilille. Kun lunastus on maksettu, asiakirjajäljennös toimitetaan sinulle tilauksessa ilmoitetulla tavalla.
Lisätietoa asiakirjojen maksuttomuudesta ja maksullisuudesta löytyy alla ladattavasta pdf-tiedostosta.
Asiakirjan antamisesta päättäminen
Koulutuskuntayhtymän hallintosäännön mukaan valtuuston asiakirjoja koskevat tietopyynnöt ratkaisee Kuntayhtymän johtaja. Lisäksi yhtymähallitus voi päättämässään laajuudessa siirtää asiakirjan antamista koskevan viranomaisen ratkaisuvaltaansa alaiselleen viranhaltijalle. Muiden asiakirjojen osalta tietopyynnön ratkaisee sen tulosalueen johtaja, jonka hallussa asiakirja on.
2. Tietovarannot ja tietoaineistot
Tietovarannolla tarkoitetaan tiettyä tarkoitusta varten muodostettua, loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluvien tietojen muodostama tietoaineistoa tai tietoaineistojen kokoelmaa.
Kuntayhtymän tietovarannot koostuvat fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista ja loogisista vastuu- ja osaamisalueiden tietovarannoista. Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterien tiedot ovat kuvattu kuntayhtymän verkkosivuilla julkaistuissa tietosuojaselosteissa. Tietosuojaselosteissa kerrotaan henkilörekisterin käyttötarkoitus, rekisteristä vastaava viranhaltija ja yhteystiedot. Lisäksi tietosuojaselosteissa kuvataan rekisterin sisältämät tiedot, tietojen käyttö ja tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät. Kuntayhtymän tietovarantoja ovat:
- Asiakkuuksienhallinnan tietovaranto
- Hallinnon ja johtamisen tietovaranto
- Henkilöstötietovaranto
- Kehittämisen ja laadunhallinnan tietovaranto
- Opiskeluhyvinvoinnin tietovaranto
- Oppimisen ja ohjaamisen tietovaranto
- Oppimisympäristöjen ja turvallisuuden tietovaranto
- Talouden ja peruspalvelujen tietovaranto
YSAOn tietoaineisto on luokiteltu tehtävittäin, liiketoimintaprosesseittain sekä tietovarantojen mukaisesti.
Henkilötietojen käsittelystä löydät lisätietoa koulutuskuntayhtymän Tietosuoja–sivulta.
Tietoaineistojen saatavuudesta avoimesti teknisen rajapinnan avulla:
Kuntayhtymän toimielinten kokoonpano ja sidonnaisuusilmoitukset, kokouskalenteri, esityslistat, pöytäkirjat, viranhaltijapäätökset ovat saatavissa julkaisuportaalista.
Oma Opintopolku.fi palvelusta opiskelijat voivat saada maksutta vuodesta 2018 alkaen suoritetut kaikkien ammatillisten tutkintojen tiedot.